COME GESTIRE LA FATTURAZIONE ELETTRONICA DI UNA CATENA DI NEGOZI

Data: 13 Febbraio 2023.

Sono già passati 4 anni dall’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica (2019) per professionisti e imprese. Il passaggio alla modalità elettronica nasce per digitalizzare e automatizzare il processo, riducendo l’utilizzo di materiale cartaceo e assicurando un maggior controllo sulle operazioni.
Di fatto, ha reso possibile generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche con la totale gestione dei sistemi informatici.

Nell’ottica di offrire un servizio veloce e sicuro ai clienti, la gestione della fatturazione elettronica per una catena di negozi deve a sua volta poter contare su un software predisposto, per poter effettuare le operazioni in modo rapido, sicuro e a norma di legge.

Vediamo nel dettaglio il processo di gestione della fatturazione elettronica nel punto vendita.

L’EMISSIONE DELLA FATTURA

Rispetto al cartaceo non è cambiata la modalità di compilazione delle fatture.
La differenza la fa il formato elettronico XML (eXtensible Markup Language) generato automaticamente dai gestionali per l’invio al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SDI).
Questo formato permette il controllo dei dati da parte del SDI e automatizza la gestione delle fatture passive: le informazioni presenti nelle fatture vengono acquisite dai sistemi e utilizzate per automatizzare le diverse operazioni gestionali e di contabilità.

L’INVIO AL SISTEMA DI INTERSCAMBIO

All’emissione della fattura, il retailer è tenuto all’invio del file in formato XML al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
Il file deve essere dotato di firma elettronica e dovrà essere generato e trasmesso secondo normativa.
Sarà poi il SDI a effettuare i controlli di autenticità e autenticità del documento.
Il Sistema dell’Agenzia delle Entrate si occuperà anche di confermare la ricezione e accettazione, inoltrando la fattura al destinatario.

L’invio del file può avvenire tramite il Sito dell’Agenzia delle Entrate, tramite PEC o canale telematico accreditato.
Molti gestionali sono dotati di moduli integrati per la gestione della fatturazione elettronica predisposti per l’invio sicuro.
In questo caso, non è quindi necessario ricorrere a sistemi terzi per la trasmissione.

LA CONSERVAZIONE DIGITALE

Al termine del processo di controllo da parte del SDI, l’esercente riceve la conferma elettronica della trasmissione.
In linea con le attuali normative fiscali, il retailer ha l’obbligo di conservare le fatture attive e passive per 10 anni.
L’archiviazione e la conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire esclusivamente in formato digitale e per il periodo di legge indicato.
Per realizzare questa operazione, è utile dotarsi di un software per la gestione della fatturazione elettronica integrato al gestionale.

LA CONSULTAZIONE DELLE FATTURE ELETTRONICHE

I software gestionali più evoluti in commercio spesso sono integrati con moduli specifici per la gestione delle fatture elettroniche. Questi sistemi sono pensati per semplificare e ottimizzare il lavoro dei retailer:

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IL MIGLIOR GESTIONALE PER LA FATTURAZIONE ELETTRONICA NEI NEGOZI

Vediamo ora quali sono le caratteristiche che deve avere un gestionale per semplificare e automatizzare la gestione della fatturazione elettronica di una catena di negozi. Diamo per implicito che il primo obiettivo sia adempiere correttamente agli obblighi di legge.
Quello che però più conta, nel lavoro quotidiano dei punti vendita, è la capacità del sistema di automatizzare e “snellire” il processo.

I migliori gestionali sono dotati di moduli integrati che danno accesso ad una serie di vantaggi strategici:

È fondamentale che il gestionale permetta l’automatizzazione diretta di tutto il processo di fatturazione: generazione, importazione, invio, ricezione, conservazione e consultazione. Disporre di un’unica interfaccia riduce le tempistiche e le procedure, offrendo un unico punto di accesso per tutte le attività dei negozi e la relativa documentazione.

La verifica automatica delle conformità delle fatture, l’inserimento automatico della firma elettronica, la ricezione e l’invio automatico delle notifiche da e per le parti interessate…
Se avrai notato la parola chiave è automazione: il sistema stesso deve essere predisposto per ridurre il lavoro manuale e rispondere con soluzioni semplificate alle varie esigenze del processo.

Il software deve generare la fattura elettronica e tutta la documentazione annessa in modo automatizzato. È suo il compito di verificare e “comunicare” con le parti coinvolte (commesso alla cassa, SDI, cliente, fornitore, contabilità interna), trasmettendo le informazioni utili per la conclusione ottimale del processo.
La gestione integrata dei dati rende inoltre più efficienti i processi aziendali, permettendo un maggior controllo sulle attività dei negozi.

Un buon gestionale offre una navigazione grafica e guidata su tutto il flusso documentale legato alla fatturazione elettronica dei negozi. Cosa significa? In termini pratici, significa avere una visione chiara e dettagliata sulle diverse attività, sia a livello globale che relativo alla verifica dello stato. E grazie all’integrazione con i dispositivi digitali, tutto è sempre a portata di mano e di sguardo.

il Sistema deve offrire la possibilità di archiviare, registrare e conservare fatture elettroniche e ricevute per il periodo di legge previsto dalla normativa vigente ossia 10 anni dall’accettazione del SDI.

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